Los viejos boletines electrónicos siguen siendo efectivos: ¡reactiva el tuyo! #CulturaEnDigital

Imagen por: USMC Achives.

Seguimos con la serie de posts #CulturaEnDigital. En esta serie te ayudamos a renovar las estrategias de tu proyecto cultural en el mundo online. Sin olvidar que están abiertas las inscripciones para el curso online Cultura en digital. Estrategia 2.0, identidad digital y entornos móviles para la gestión cultural donde trabajaremos caso a caso las necesidades de los participantes. En este post de la serie hablaremos de los tradicionales pero muy vigentes boletines electrónicos. El boletín o newsletter es una de esas cosas que toda organización se plantea hacer, pero que muchas veces va quedando para atrás como proyecto, olvidando que puede llegar a ser un canal realmente efectivo, si se lo trabaja bien.

Aunque las plataformas de redes sociales parecen imponerse como la forma de comunicación esencial en estos tiempos, los boletines electrónicos y las listas de correo siguen ocupando un espacio importante en la vida de los usuarios. El correo electrónico es fundamental para la comunicación digital porque es un servicio de red estándar, alrededor del cual seguirán surgiendo múltiples servicios y herramientas. La ventaja es que tu base de datos de contactos es independiente del servicio que uses y la puedes exportar e importar para mantenerla contigo. En conclusión, no nos condena a permanecer en un jardín vallado (definitivamente, si hoy la relación con tus contactos depende 100% de que determinada plataforma siga existiendo o se mantenga gratuita, es hora de replantear ese aspecto de tu estrategia digital).

1) Cómo enviar un boletín

Para utilizar adecuadamente una lista de correos o mailing, es recomendable no enviar mensajes de forma masiva desde una casilla de correos normal, como la que usamos para el correo personal o del trabajo, ya que estará sujeta a limitaciones por no ser una herramienta diseñada para eso. Pero se puede comenzar utilizando un servicio de mailing para permitir a la gente que quiere seguir en contacto suscribirse o de-suscribirse voluntariamente (evitando convertirnos en spam).

Existen para ello servicios como Mailchimp o Mad Mimi, que son en principio gratuitos (después de cierta cantidad de envíos o usuarios registrados cobran una tarifa). También hay herramientas open source, como phplist que se puede usar como un servicio online o bien instalar en un servidor propio. Este tipo de herramientas permite diseñar el boletín en una interfaz web amigable, facilitando personalizar el mensaje y darle un buen estilo. Además, y muy importante, cuentan con un sistema de registro para que los usuarios puedan apuntarse por sí mismos. Como ese sistema le pide al usuario una confirmación, resulta la forma más eficaz de lograr que el boletín llegue realmente a la bandeja de entrada en lugar de a la carpeta de spam. Adicionalmente, estos servicios se ocupan de la gestión de rebotes, mantenerse fuera de listas negras de spam, facilitar enlaces para darse de baja y otros aspectos técnicos que son cada vez más importantes para que nuestros mensajes no sean considerados como correo basura.

2) Qué puedo hacer

Con estas herramientas se puede ofrecer el clásico boletín o newsletter, una publicación periódica que permite contarle a tus contactos las últimas novedades y proyectos. Para las instituciones culturales, ésta resulta una forma económica y efectiva de mantenerse en comunicación directa con el público. Especialmente, con aquellas personas con las que ya tuvimos un contacto previo a travaés de eventos o proyectos. ¿Por qué no profundizar la relación que ya se generó?

Los boletines deben ser utilizados para aumentar el sentido de pertenencia a una comunidad, para fomentar el reencuentro y mantener un vínculo que a veces en la avalancha de mensajes de las redes sociales se puede perder. Los usuarios que no son tan adeptos a las redes y que prefieren una comunicación menos intensa, pueden de esta manera hacerse una idea completa de en qué estamos, qué hay de nuevo para ellos.

¿Qué contenidos puede incluir un boletín digital?

– Como mucha gente no visita una web institucional espontáneamente para enterarse de las novedades (a menos que sean verdaderos fans, o que estén buscando cosas concretas), el boletín sirve para volver a promover y poner en circulación los contenidos web. Incluir lo más destacado e interesante de la web en cada edición es fundamental.

– No obstante, se debe considerar cada edición como una oportunidad única para contar algo único, por lo que conviene no hacer simplemente un copypaste de todo lo que ya está publicado en la web. Escribir un boletín es como escribir una carta. Tiene que estar dirigida al usuario (algunas herramientas permiten que vaya dirigido personalmente), y tiene que incluir un saludo y una firma.

– En definitiva, no se trata de bombardear con un nuevo e-mail a los suscriptores cada vez que hay una mínima novedad, o solamente escribirles cuando queremos hacer propaganda. Se trata de mantener vivo el vínculo, haciendo un aporte de valor a los lectores. Procura que tus boletines estén centrados en algún tema o evento especial, dando la sensación de que abrir el boletín no es algo rutinario.

3) Consejos para renovar tu boletín digital

– Segmentar: si al formulario de registro se le agrega alguna pregunta sobre los contenidos de preferencia del usuario, se puede dividir la base de datos en varios grupos por intereses y generar contenidos específicos para distintos perfiles.

– Revisar la frecuencia: que enviar tu boletín no sea esa pesada tarea que postergas tanto que se hace una vez cada tres meses. Tampoco un bombardeo continuo con poco para decir. Probablemente tengas que encontrar una frecuencia entre semanal y quincenal que sea la más adecuada para tu audiencia y tus actividades. Un boletín de entrega regular, que sé que contiene al menos algunas cosas relevantes para mí y que puedo revisar rápidamente para concentrarme en lo que me interesa, es un boletín que seguramente voy a abrir.

– Revisar el asunto, nombre de remitente y primeras líneas. Estos tres elementos son vitales para la decisión de abrir o no este nuevo boletín que llega a nuestra bandeja de entrada. También lo es para la revisión de los filtros anti-spam. Es fundamental que en el remitente quede claro que se trata del boletín digital de tu proyecto, que el título no sea genérico ni extremadamente comercial (no se recomiendan títulos genéricas como «Novedades») y que represente lo que realmente se encuentra en el contenido. Que cada boletín sea único y refleje los temas y actividades del momento.

– Renovar la estética del boletín: si estás usando una herramienta como Mailchimp, tienes a tu disposición un editor visual simple que te permite no conformarte con la misma estética de siempre, y variar si se desea. Lo importante no es que el boletín sea el más impactante visualmente, sino el más cómodo y amigable de leer. Es necesario jerarquizar los contenidos, reorganizar las secciones, buscar la forma de destacar lo que se quiere destacar.

– Renovar el contenido: como decíamos antes, no te limites a reproducir lo que ya dijiste en la web. Selecciona los mejores contenidos de la web, destaca lo que fue más leído y que por lo tanto, sabes que puede generar más interés.

Próximo capítulo y curso online

Si te interesó esta segunda entrega de la serie #CulturaEnDigital, no te pierdas el siguiente post que publicaremos en esta semana: Pinchar la burbuja Facebook. Y el primero de la serie, en el que hablamos sobre el video online en los proyectos culturales.

Esta serie parte del artículo Renovando tu estrategia digital.

Para seguir aprendiendo cómo aplicar estos consejos en tus proyectos culturales, apúntate en el curso online Cultura en Digital: Estrategia 2.0, identidad digital y entornos móviles para la gestión cultural.