Kanban: un método de gestión de tareas simple y efectivo para proyectos culturales

Tablero kanban básico

Imagen por Jeff.lasovski, Wikimedia Commons.

Todo proyecto cultural con un mínimo nivel de complejidad plantea el problema del seguimiento de tareas. Imaginemos el montaje de una exposición, la preparación de un taller o la organización de un festival. En este tipo de situaciones siempre hay varias personas involucradas, cada una con su especialidad, y un montón de tareas diversas que dependen unas de otras.

Existen muchas formas de lidiar con la coordinación de tareas: desde listas que se van tachando en un pizarrón, pasando por planillas ingeniosas inventadas por esa persona hiper-organizada del equipo, hasta completos sistemas de gestión informatizados. Pero estos sistemas a veces pueden ser tan complicados, que configurarlos y mantenerse al día con los reportes es una tarea más que se suma a la gestión. Sinceramente, a veces da más pereza poner en práctica esas fabulosas soluciones que seguir usando listitas. Al principio todo es entusiasmo, hasta que se pierde la disciplina y se desdibuja el sentido de aplicar un método.

Quizás el problema está en pensar en un sistema de gestión de tareas como en una máquina de comando y control ultra rígida para reportar tareas a un superior jerárquico. Cuando en realidad, y dada la forma más bien horizontal de trabajar en colectivos y proyectos culturales, la gestión de tareas debería ser lo contrario: sencilla de usar y de entender por todos los participantes de un equipo. En mi experiencia personal, siempre terminé fallando sistemáticamente en distintos métodos de gestión de tareas, hasta que empecé a experimentar con kanban, que quizás algunos conozcan a través de un servicio online llamado Trello, aunque hay otras opciones, como veremos en este post.

Kanban es una herramienta visual para contemplar todo el panorama de tareas de un proyecto, con el fin de llevarlas a su finalización a través de un flujo de trabajo claro y simple. Una tarea nueva ingresa al flujo como pendiente, pasa a estar en proceso mientras se está llevando a cabo y finalmente llega a convertirse en tarea realizada.

Este flujo se traduce visualmente como un tablero en el que hay tarjetas que tienen cada tarea anotada. Las tarjetas se ordenan por columnas, según la etapa en que está la tarea: pendiente, en proceso o realizada, que son los estados básicos, aunque pueden inventarse otros, como veremos después.

Si se hace con post-its sobre un pizarrón, el tablero kanban se ve más o menos así:

Kanban con posts-its

Tablero Kanban. Por Dennis Hamilton, en Flickr.

También puede hacerse digital, y se vería así:

Kanban digital

Kanban digital, por Jeff.lasovski en Wikimedia Commons.

En un proyecto gestionado con esta metodología, todos los participantes visualizan qué hay que hacer, que se está haciendo y en qué etapa está cada tarea. Visualizamos también los logros (nada más lindo que llegar a la última columna) y los cuellos de botella (esas tareas pendientes que nadie mueve). Además, con colores y otras referencias visuales se pueden agregar detalles como responsables, tipo de tarea y a qué parte del proyecto corresponde.

Cuando se necesitan muchos detalles y se requiere trabajar en equipos a distancia, lo más práctico es utilizar una herramienta online. Es habitual que estas herramientas incluyan opciones extra, como notificaciones, archivos adjuntos, comentarios a las tareas, estadísticas y otros complementos.

Hay muchas herramientas online para crear tableros kanban, pero para simplificar sugerimos considerar estas tres, con algunas características que las diferencian entre sí:

  1. Wekan: aplicación de software libre para kanban. Muy similar a su competidor más popular -Trello- pero a diferencia de este, es de código abierto y no depende de un proveedor de servicios online. Se puede usar gratuitamente instalando este software en un servidor propio, o a través de Sandstorm.io, una interesante empresa que brinda alojamiento personal para aplicaciones open source. En unos minutos tenemos funcionando un tablero, al que podemos invitar a otros colaboradores.
  2. Trello: es la aplicación más usada, aunque privativa y dependiente de un proveedor del servicio. Recientemente probé su integración con un grupo de Telegram en un equipo de trabajo, y la experiencia resultó muy dinámica.
  3. Taiga: otra herramienta open source, que ofrece servicios gratuitos y pagos alojados en sus servidores, aunque también se puede usar a través de la plataforma gratuita Disroot, tal como lo explica nuestro amigo Daniel Cotillas. Además del tablero kanban, integra otras herramientas de gestión de proyectos muy útiles, lo que la hace una opción más completa.

Para la gestión personal de tareas, utilizo Wekan y tengo las siguientes columnas:

  • Ideas: todo lo que se me ocurre como posible de hacer; simplemente anoto las ideas en el orden en que aparecen (por ejemplo, ideas para escribir un próximo post).
  • Para hacer: lista de tareas pendientes ordenadas por prioridad. La tarjeta que está arriba de todas es la próxima tarea que tengo que encarar.
  • En proceso: las tareas que están en curso, intentado que acá no se acumulen muchas (en el fondo no somos tan multitarea como creemos).
  • Esperando respuesta: tareas que dependen de la revisión o los insumos de otra persona.
  • Hecho: tareas terminadas, que pasado un tiempo voy borrando o archivando, y en algunas ocasiones pueden volver a ocupar un lugar anterior en el flujo, si son cíclicas.

Además uso etiquetas con colores para distinguir los distintos proyectos en los que estoy trabajando. En Wekan, estas etiquetas actúan como filtros para seleccionar qué proyectos quiero visualizar.

En síntesis, un tablero kanban puede ser una herramienta sencilla pero muy poderosa para gestionar proyectos, ya sea personales o colectivos. Es fácil configurar el sistema y mantener a todos los miembros del equipo informados y al día. Podemos tener a mano las tareas pendientes sin tener que recurrir a la siempre frágil memoria. Y, con cierto entrenamiento, pasamos a organizar las tareas en un flujo de trabajo más racional, según un orden de prioridades, en lugar de resolverlas cuando están a punto de expirar.

Esta metodología se diseñó originalmente para procesos industriales, aunque actualmente su principal campo de aplicación es el desarrollo de software. ¿Es posible utilizarla en proyectos culturales? En la medida en que los proyectos culturales son cada vez más interdisciplinarios, colaborativos, multi-institucionales y hasta transfronterizos, una herramienta como kanban facilita una gestión más horizontal y descentralizada, pero a la vez rigurosa. En definitiva, nos permite enfocarnos en las tareas y no convierte la gestión en una tarea más.

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