Boletines electrónicos DIY para la gestión cultural

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Imagen por zachstern en Flickr.

Desde el punto de vista de un gestor cultural 2.0, los boletines electrónicos cumplen dos funciones fundamentales: la comunicación con listas de contactos (prensa, otros gestores, etc.) y el acercamiento con los públicos. Para estas dos cosas es importante contar con herramientas que permitan gestionar bases de datos de contactos y enviarles mensajes a sus casillas de correo de una forma sencilla (no mucho más complicada que redactar un buen mensaje), eficaz (que el mensaje sea recibido y leído) y no intrusiva (es decir, llegar a quienes se quieren comunicar con nosotros en lugar de ser percibidos como spammers). En este post les presentamos las herramientas que hemos usado para crear y gestionar boletines electrónicos.

 

MailChimp y Mad Mimi: servicios freemium con limitaciones

Como hemos visto en un post anterior, las herramientas más utilizadas para iniciarse de manera sencilla en el envío de newsletters son servicios web freemium como MailChimp y Mad Mimi, que ofrecen envíos gratuitos hasta un límite estipulado de suscriptores. Este límite suele rondar las 2000 direcciones de mail, dependiendo del servicio.

MailChimp brinda una experiencia muy completa que permite crear y gestionar listas de suscriptores, publicar formularios web para que la gente se suscriba, optar entre múltiples diseños atractivos, etc. Lo más importante, sin embargo, es que nos da la garantía de que los envíos llegan a los destinatarios, algo que se ha vuelto cada vez más valorado desde que Google, Microsoft y Yahoo comenzaron a usar políticas antispam cada vez más agresivas y maximalistas.

El problema de Mailchimp, Mad Mimi y otros servicios web es que su oferta gratuita tiene un límite de suscriptores. ¿Qué pasa cuando superamos ese límite? Una vez que lo superamos, los precios suelen ser demasiado altos como para continuar utilizándolos. Por ejemplo, en MailChimp el precio para 5.000 suscriptores es de 50 dólares por mes (600 dólares por año), para 10.000 suscriptores es de 75 dólares por mes (900 dólares por año) y para 15.000 suscriptores alcanza los 150 dólares por mes (1.800 dólares por año). Para quienes andan cortos de presupuesto, suele ser el momento de buscar otras alternativas.

 

Enviando boletines electrónicos desde WordPress con MyMail y Mandrill

Más que de una única herramienta, se trata de un set de herramientas que en nuestro caso han solucionado la redacción y el envío de boletines de forma bastante satisfactoria. De aquí en adelante el post se vuelve un poco más técnico, así que si queda alguna duda, estaremos pendientes de los comentarios para ayudar a resolverlas.

Dado que nuestro sitio web lo gestionamos con WordPress.org, tenemos la capacidad de agregar “plugins”, pequeñas piezas de software para añadir funcionalidades. Existen muchos plugins de WordPress para enviar newsletters, pero tras una investigación, encontramos que el más completo, según nuestras necesidades, era MyMail.

Las características que nos resultan fundamentales son: poder incluir en el newsletter contenido ya existente en el sitio (posts, imágenes), contar con un editor visual para darle estilo al boletín, tener la capacidad de diseñar una plantilla que se pudiera reutilizar en cada edición y permitir a los usuarios darse de alta y de baja fácilmente. Además, MyMail tiene otras ventajas, como estadísticas y “autoresponders” (es decir, mensajes automáticos para guiar al usuario cuando se da de alta o de baja).

MyMail es un plugin pago y lo adquirimos a través de Envato Market por un pago único de 39 dólares (nada de suscripciones mensuales). Una vez que lo tenemos, hay que simplemente instalarlo en nuestro WordPress como cualquier otro plugin. Pero para que funcione bien y los mails lleguen efectivamente a las casillas de los suscriptores, sin caer en las bandejas de spam, hay que añadir un paso más: contar con un buen servicio de envíos por SMTP.

Veamos de qué se trata esto: SMTP es un protocolo para enviar e-mails y es lo que permite que los distintos servicios de correo de los suscriptores (sobre todo los dominantes, como Gmail, Yahoo, Outlook, etc.) reciban correctamente nuestros mensajes. Cuando les escribes a tus contactos desde tu cuenta de correo, todo esto está resuelto, aunque tu cuenta de correo personal no podrá enviar más de unos pocos cientos de mails al día. Pero cuando se quiere hacer envíos masivos desde WordPress, como en este caso, puede que aparezcan problemas para que los servicios de correo de tus lectores acepten tus e-mails. Podrías tener tu propio servidor SMTP, lo cual te llevará a tener que lidiar con los filtros anti-spam y otras cuestiones (cosa que puede llegar a ser una interesante aventura a emprender con software libre y con infraestructuras propias), o bien puedes utilizar los servicios de una empresa que se especializa en eso.

Hecho este paréntesis, te recomendamos entonces usar el servicio de SMTP de Mandrill, que te permite enviar hasta 12.000 mensajes mensuales gratis a través de sus servidores y que, a partir de allí, ofrece precios muy convenientes si hicieran falta más mensajes: 0,20 dólares por cada 1.000 mensajes. El siguiente paso, entonces, es crear una cuenta, en principio gratuita, en Mandrill.

¿Pero cómo integras esto con tu sitio WordPress y particularmente con MyMail? Para ello, debes instalar el plugin gratuito MyMail Mandrill Integration. Este te permitirá elegir a Mandrill como método de entrega de los mensajes, en una nueva opción que encontrarás en la configuración de MyMail. Allí debes incluir tu Mandrill API Key, que puedes conseguir con tu cuenta de Mandrill. Además, deberás ir a la opción Cron y seleccionar “Use a real cron to send newsletters”. A partir de ese momento, los mensajes que tú crees con MyMail, los enviará Mandrill.

En el escritorio de WordPress, la configuración de MyMail la encuentras en Settings > Newsletter (Ajustes > Boletín, si tu escritorio está en español). Después de ajustar todos los detalles, ya se puede comenzar a enviar boletines.

Encontrarás el editor de boletines en el escritorio de WordPress, en el apartado “Newsletter”, que es una nueva sección que se crea a partir de haber instalado MyMail. Allí podrás manejar la base de datos de suscriptores, generar formularios de suscripción, crear campañas y enviarlas. Al momento del envío, es muy importante recordar que hay que darse otra vuelta por Settings > Newsletter y acceder a Cron, donde deberás abrir, en una nueva pestaña de tu navegador, el enlace que activa el envío de los mensajes. No cierres el cron hasta que no terminen de enviarse todos los mensajes. El proceso de envío de una campaña y las estadísticas de cada una de ellas, se pueden ver en Newsletter > Todas las campañas.

Haciendo un repaso, lo que se necesita es:

  • Tener un sitio web gestionado con WordPress.org
  • Instalar en WordPress los plugins MyMail y MyMail Mandrill Integration
  • Abrir una cuenta en Mandrill y obtener la API Key
  • Configurar MyMail para que envíe los mensajes de Mandrill utilizando la API Key y definiendo que use un cron “real”

Superados estos pasos técnicos, puedes retomar el trabajo que mejor sabes hacer: la gestión cultural, ahora recargada con un nuevo medio para comunicarte con la comunidad. A partir de ahora, solamente resta que escribas bellos y efectivos newsletters, recordando algunos de los consejos que dábamos en un post anterior de Ártica. Si deseas compartir tus propios consejos o quieres plantear preguntas, están abiertos los comentarios. Este y otros temas relacionados con la gestión cultural online se desarrollan en nuestro curso online Gestión Cultural 2.0.

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