Herramientas para crear bibliotecas digitales

Imagen por geralt en Pixabay bajo CC0.

Una biblioteca o colección digital puede ser simplemente un listado de obras agrupadas en una página web siguiendo algún orden simple, por ejemplo el alfabético, como en el caso de la biblioteca de cultura digital que tenemos en Ártica (Actualización: el 20/1/2017 lanzamos la nueva biblioteca digital de Ártica, basada en el software Omeka, que permite realizar búsquedas y navegar las obras de manera integral). Pero cuando la biblioteca crece por encima de determinado umbral, que se encuentra en los cientos de ítems, un simple listado ya deja de satisfacer las necesidades de los usuarios a la hora de encontrar obras de su interés, y asimismo se vuelve muy difícil de gestionar.

Las colecciones digitales voluminosas se gestionan mediante sistemas informáticos denominados “repositorios digitales” que permiten almacenar, ordenar, catalogar, poner a disposición del público y encontrar los objetos digitales. Mediante este sistema, los archivos digitales se cargan desde una interfaz web una única vez, son adjudicados a colecciones, se les agrega la información y los metadatos correspondientes y se publican. Así, cada obra tendrá una única URL. Asimismo, la obra quedará asociada a distintas categorías de información, como autor, año, género, colección, etc. Los repositorios por lo general incorporan uno o más sistemas estándar para asignar metadatos (como por ejemplo Dublin Core), por lo que no hace falta crear desde cero un sistema de catalogación propio.

Software libre para gestionar las colecciones

En la actualidad existen muchas opciones de software para crear repositorios y gestionar colecciones. Nuestra recomendación es elegir software libre, dado que nos brinda autonomía, es más estable y más económico: evitaremos la dependencia de licencias onerosas así como de los términos y condiciones de servicios online de terceros. Para implementar el software, es necesario contar con un servidor web en donde podamos instalar el repositorio y gestionar todos los recursos, tal como se hace con cualquier sitio web. Si es posible, lo ideal es que el servidor web que aloja el repositorio esté en territorio nacional o en la ubicación geográfica más cercana a la mayoría de los usuarios, para que el acceso sea lo más ágil posible. Contar con los servidores del repositorio en territorio nacional brinda también seguridad jurídica, dado que asegura que la información guardada allí quedará sujeta a la legislación del país en el que reside la institución o persona.

Para construir el repositorio se puede optar a grandes rasgos entre:

  • Utilizar un sistema de gestión de contenidos web genérico como, como WordPress o Drupal, que proveen las herramientas básicas de almacenamiento de archivos, gestión de contenidos, búsquedas, etc. La ventaja es que son programas ampliamente usados, con millones de instalaciones en todo el mundo, comunidades que brindan soporte y actualizaciones permanentes. La desventaja es que no están diseñados específicamente para repositorios, y por lo tanto para algunas funciones avanzadas hay que agregar y configurar extensiones que no vienen por defecto, para lo cual hay que contar con conocimientos técnicos.
  • Utilizar un sistema de gestión específico para repositorios digitales, como Omeka o DSpace. Estas herramientas ya vienen preparadas con todas las funciones para cargar, catalogar y visualizar colecciones digitales.

Para comprender las potencialidades del software de gestión de repositorios, veamos algunos ejemplos.

En este ejemplo, vemos una exhibición online de Europeana gestionada con Omeka. Las exhibiciones son una función nativa de esta herramienta que permite que, una vez alojados y catalogados los objetos en el repositorio, podamos utilizarlos tantas veces como queramos de distintas maneras. Así, la fotografía de un edificio puede integrar esta exhibición de Art Nouveau y más adelante formar parte de otra muestra virtual sobre arquitectura de principios del siglo XX, sin necesidad de subir el objeto digital dos veces.

Este otro ejemplo corresponde a una colección de libros de ciencias sociales dentro del repositorio académico Colibrí de la Universidad de la República, Uruguay, gestionado con DSpace. Vemos en la imagen que hay varias formas de explorar las obras: por autor, materia, título o fecha de publicación. Con esta herramienta, cuando se carga una nueva obra en el sistema, cargamos también los datos correspondientes al autor y a los demás campos. Pero será necesario hacerlo solamente la primera vez, ya que las próximas obras del mismo autor no requerirán volver a tipear el nombre del mismo; el autor ya está creado en la base de datos y solamente hará falta asignar nuevas obras a este autor ya existente.

Para explorar y comprender este tipo de herramientas, recomendamos comenzar creando una cuenta gratuita en el portal de Omeka: www.omeka.net. Esto nos permitirá evaluar la herramienta y más tarde tendremos la opción de instalarla en un servidor propio. En este tutorial encontrarán una guía muy completa para utilizar Omeka.

También les recomendamos navegar por ejemplos de repositorios que usan Omeka y DSpace para entender cómo es la experiencia de usuario.

Por supuesto, Omeka y DSpace no son los únicos paquetes de software libre para gestionar repositorios. También existen programas como EPrints, Collective Access y otros.

Repositorios adicionales

Más allá de tomar la decisión de crear un repositorio digital propio, es recomendable cargar también las obras en los principales repositorios web de referencia. Son los sitios en los que los usuarios entran habitualmente a hacer búsquedas y explorar contenidos, por lo que servirán como una “vidriera” y puerta de entrada a nuestras colecciones.

Estamos hablando de un rango amplio de sitios, desde los servicios online de empresas privadas, como Flickr (fotografías), SoundCloud (audios), YouTube y Vimeo (videos) hasta proyectos de patrimonio digital sin fines de lucro, como Internet Archive, Wikimedia Commons o Wikisource.

Como mínimo, recomendamos abrir una cuenta en Internet Archive , que permite subir todo tipo de archivos, sin límites de tamaño y cantidad, así como crear una ficha muy completa para cada obra. Es una herramienta que toma en cuenta las necesidades de almacenamiento y puesta a disposición del patrimonio de archivos y bibliotecas. Es una iniciativa sin fines de lucro, no presenta publicidad en su sitio y no le exige al usuario loguearse para poder acceder y descargar las obras. Es necesario recordar, eso sí, que Internet Archive solamente admite obras en dominio público, bajo licencias Creative Commons o de las cuales se cuente con autorización explícita del titular de los derechos.

En suma, la carga de los contenidos en Internet Archive u otros repositorios adicionales será un excelente complemento para nuestro repositorio digital y nos ayudará a visibilizar nuestras colecciones.

Para conocer más sobre digitalización y comunicación de archivos culturales, les ofrecemos en Ártica un curso online de inscripción continua especialmente centrado en este tema.

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